Skema Pengodean Numeric dan
Alfabetik
a.
Kode
Berurutan
Kode berurutan
(sequentinal codes) mewakili item – item dalam tatanan yang berurutan (menurun
atau menaik). Aplikasi umum dari kode
berurutan numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan
Pengodean
berurutan mendukung rekonsiliasi transaksi batch, yang dapat memperingatkan
manajemen apabila kemungkinan kehilangan atau salah penempatan transaksi,
sehingga dapat menentukan penyebab dan pengaruh dari kesalahan tersebut.
Kelemahan
1.
Pengodean
berurutan tidak membawa kandungan informasi di luar tata urutan dokumen.
2. Skema pengodean berurutan juga sulit diubah.
3.
Penyisipan
item baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item – item tersebut.
b.
Kode
Blok
Variasi dari
pengodean berurutan yang mengatasi dari sebagian dari kelemahan yang disebutkan
di atas.
Keunggulan
Memungkinkan
penyisipan kode baru dalam 1 blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh
struktur kode.
Kelemahan
Kandungan
Informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.
c.
Kode
Group
Digunakan untuk
mewakili item – item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan 2 atau lebih
data yang saling berkaitan.
Keunggulan
1.
Memfasilitasi
perwakilan sejumlah besar data yang berbeda.
2.
Memungkinkan
struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih
mudah sekaligus lebih mudah diingat.
3.
Memungkinkan
analisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada item –
item dari kelas yang berbeda.
Kelemahan
Terletak pada
keberhasilannya sebagai alat klasifikasi.
d.
Kode
Alfabetik
Digunakan untuk
tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan
secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik
pengodean blok atau group.
Keunggulan
Kapasitas untuk
mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode
alphabetic murni.
Kelemahan
Sulit merasionalisasi
makna kode – kode yang telah ditetapkan secara berurutan dan mengurutkan record
yang dikodekan lebih sulit bagi pengguna.
e.
Kode
Mnemonik
Adalah
karakteristik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.
Biasanya digunakan untuk mewakili item – item atau peristiwa yang kompleks yang
melibatkan 2 atau lebih data yang saling berkaitan.
Keunggulan
Membuat
pengguna tidak perlu mengingat.
Kelemahan
Kemampuannya terbatas dalam mewakili
item – item dalam suatu kelas.
Sistem Buku Besar Umum
Sistem
Buku Besar Umum atau General Ledger System – GLS, sebagai suatu pusat
yang terhubung ke sistem – sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus
informasi.
Terdiri dari :
a.
Voucher
Jurnal
Merupakan
sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan
untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik,
mengidentifikasi jumlah keungan dan akun buku besar yang dipengaruhi. Voucher
jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, voucher jurnal
menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang
tidak diotorisasi.
b.
Basis
data GLS
Basis data GLS
terdiri dari :
·
File
Master Buku Besar Umum
File utama dalam basis data GLS. Basis dari file ini adalah kode bagan akun perusahaan.
·
File Sejarah Buku Besar Umum
Format sama seperti dengan file master buku
besar umum. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan
komparatif dengan basis historis.
·
File Voucher Jurnal
Total voucher jurnal yang diproses pada periode
saat ini.
·
File Sejarah Voucher Jurnal
Berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu.
·
File Pusat Pertanggungjawaban
Berisi data pendapatan, pengeluaran, dan pengunaan sumber daya
lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.
·
File
Master Anggaran
Berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya
lainnya untuk pusat – pusat pertanggungjawaban.
c.
Prosedur
GLS
Proses
pembaharuan GLS sederhana secara konseptual. Voucher jurnal mengalir dari
system pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum.
Sistem Pelaporan Keungan
Tanggungjawab
untuk memberikan informasi ke pihak eksternal ditetapkan oleh standar hukum dan
profesional. Kewajiban pelaporan ini dipenuni melalui komponen FRS dari GL/RS. Penerima
utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna ekternal. Informasi
pelaporan keungan harus disiapkan dan disajikan oleh semua perusahaan dengan
cara – cara yang diterima secara umum dan dipahami oleh pengguna eksternal.
a.
Pengguna
yang canggih dengan kebutuhan informasi yang homogen
Karena
komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya
bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan
disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih
(sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relatif homogen.
b.
Aktivitas
FRS
Sumber – sumber
input untuk FRS terdiri atas file master buku besar umum saat ini, file sejarah
buku besar umum, dan input langsung ( jurnal penyesuain dan jurnal penutup )
dari kelompok pelaporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan
laporan arus kas. FRS juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan
keuangan komparatif, pengembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap
undang – undang ( komisi perdagangan dan sekuritas ).
c.
Proses
Akuntansi Keuangan
Proses
akuntansi keuangan dimulai dari status bersih di awal tahun fiskal yang baru.
Hanya akun – akun ( permanen ) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun
sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah – langkah
berikut :
1.
Mencatat
transaksi
2.
Mencatat
di jurnal khusus
3.
Membukukan
ke buku besar pembantu
4.
Membukukan
ke buku besar umum
5.
Menyiapkan
neraca percobaan yang belum disesuaikan
6.
Membuat
jurnal penyesuaian
7.
Menjurnal
dan membukukan ayat jurnal penyesuaian
8.
Menyiapkan
neraca percobaan yang telah disesuaikan
9.
Menyiapkan
laporan keuangan
10.
Menjurnal
dan membukukan ayat jurnal penutup
11. Menyiapkan neraca percobaan pesca penutupan
Proses
akuntansi keuangan yang disebutkan di atas memiliki tiga tahap yang berbeda,
yang masing – masing melibatkan elemen – elemen dari satu atau lebih subsistem
informasi :
Tahap 1 –
prosedur harian. Subsistem TPS mencatat transaksi harian di dokumen sumber,
kemudian mencatatnya di jurnal khusus, membukukan transaksi individual ke buku
besar pembantu, dan menyiapkan voucher jurnal.
Tahap 2 – prosedur akhir periode.
Voucher jurnal dimasukkan ke buku besar umum secara berkala.
Tahap 3 – prosedur pelaporan
keuangan. Analisis akun – akun buku besar umum dan langkah – langkah yang
mengarah ke pembukuan laporan keuangan.
d.
Mengendalikan
GL / FRS
Aktivitas –
aktivitas GL / FRS secara eksklusif merupakan perkerjaan akuntansi. Tidak
seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik,
kekhawatiran pengendalian terhadap GL / FRS berkenaan dengan akurasi dan
reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri
atas :
1.
Jejak
audit yang tak sempurna
2.
Akses
yang tidak diotorisasi ke buku besar umum
3.
Akun
buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu
4.
Saldo
akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak
diotorisasi.
Jika tidak
dikendalikan, eksposur-eksposur ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan
laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan
para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hukum, kerugian yang
signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.
e.
Isu
Pengendalian GL / FRS
Studi kita
tentang pengendalian GL / FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan dalam SAS
78, yang tentunya sekarang sudah dipahami, seperti :
1.
Otorisasi
Transaksi
Penting bagi integritas catatan akuntansi bahwa voucher jurnal
diotorisasi dengan benar oleh manajer yang bertanggung jawab di departemen
sumber.
2.
Pemisahan
Tugas
Petugas administrasi buku besar umum tidak boleh :
1)
Memiliki
tanggung jawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau buku besar
pembantu.
2)
Menyiapkan
voucher jurnal.
3)
Bertanggung
jawab dalam mengawasi aktiva fisik.
3.
Pengendalian
Akses
Pengendalian akses memiliki dua elelmen : akses langsung dan akses
tidak langsung.
4.
Catatan
Akuntansi
Basis data buku besar umum merupakan salah satu komponen penting
dari sistem catatan akuntansi yang harus dipertahankan oleh perusahaan.
5.
Verifikasi
Independen
Fungsi buku besar umum digambarkan sebagai suatu langkah verifikasi
independen di dalam SIA.
GL / FRS Berbasis Komputer
a. GL / FRS Warisan yang menggunakan pemrosesan batch dan file datar
Kekuatan
Terletak pada
pengendalian dan pelaporan.
Kelemahan
Tidak efisien
dan rekonsiliasi yang tidak sering dilakukan.
b. Rekayasa Ulang GL / FRS Menggunakan file akses langsung
Pendekatan ini
sangat memfasilitasi identifikasi kesalahan dengan tepat waktu ketika batch
transaksi tidak seimbang nilainya. Penggunaan file akses langsung memberikan
manfaat tambahan bagi pelaporan manajemen. Para manajer internal memerlukan
informasi yang lebih sering dan tepat waktu daripada pengguna eksternal dari
laporan keuangan tradisional. Karena sebagian informasi ini datang dari proses
data buku besar umum, pengguna pendekatan akses lansung memfasilitasi akses
manajemen ke data-data penting. Masalah pengendalian yang perlu diperhatikan,
yaitu:
1.
Pemisahan
tugas
Menghilangakan pemisahan fundamental antara otorisasi dan
pemrosesan data.
2. Catatan akuntansi dan pengendalian akses
Catatan buku besar umum disimpan dalam disket magnetis yang dapat
langsung diakses oleh sistem pengguna akhir.
Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem
pelaporan yang mengarah perhatian manajemen ke masalah – masalah dengan tepat
waktu juga mempromosikan efektivitas manajemen sehingga mendukung tujuan bisnis
organisasi. Dalam pengendalian MRS manajemen dituntut untuk menyediakan sarana
formal untuk memantau fungsi pengendalian internal. Hal ini dapat dicapai melalui pemisah prosedur
audit atau dengan aktivitas pengawasan yang berkelanjutan.
Teknik untuk mencapai
pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan menajemen seacara bijaksana.
Laporan tepat waktu memungkinkan para manajer fungsional seperti penjualan,
pembelian, produksi, dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan
operasi mereka. Ini akan
memberikan bukti mengenai berfungsinya atau tidak berfungsinya pengendalian
internal.
Faktor Yang Mempengaruhi MRS
Merancang sistem
pelaporan yang efektif memerlukan pemahaman akan apa yang dilakukan oleh para
manajer dan jenis-jenis masalah yang dihadapinya. Faktor - faktor yang mempengaruhi kebutuhan
informasi manajemen, antara lain :
a.
Proses Pengambilan Keputusan
Terdiri dari langkah – langkah :
1.
Mengidentifikasi masalah
2.
Mengevaluasi solusi alternatif
3.
Mengimplementasikan solusi yang terbaik
4.
Melakukan pemeriksaan pascaimplementasi
Kriteria
keputusan
Beberapa factor
atau kriteria keputusan (decision criteria) yang penting membentuk dasar bagi
pengambilan keputusan. Kriteria tersebut dapat beruwujud atau tidak berwujud.
Kriteria keputusan berwujud adalah kriteria-kriteria yang dapat diukur, seperti
informasi biaya, peningkatan kapasitas produksi dalam unit, dan kecepatan
operasi. Kriteria keputusan tidak berwujud biasanya tidak dapat diukur.
Kriteria ini merupakan isu-isu kualitas dan meliputi hal-hal seperti implikasi
pelaku, konsekuensi politik, dan perubahan gaya hidup.
a)
Mengidentifikasi
kriteria keputusan dan menetapkan bobotnya
b) Menilai setiap alternatif
c)
Menghitung
nilai tertimbang (Weight score-WS)
b.
Prinsip – prinsip Manajemen
Memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip yang
paling langsung memengaruhi MRS adalah :
1. Formalisasi pekerjaan
2. Tanggung jawab dan wewenang
3. Jangkauan pengendalian
4. Manajemen dengan pengecualian
c. Fungsi, Tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen
1. Keputusan perencanaan strategis
2. Keputusan perencanaan taktis
3. Keputusan pengendalian manajemen
4. Keputusan pengendalian operasional
d. Struktur Masalah
Struktur masalah memiliki tiga elemen :
1.
Data
2.
Prosedur
3.
Tujuan
e.
Jenis
Laporan Manajemen
1.
Tujuan
Laporan
Sebelumnya, ingat kembali bahwa informasi mengarahka pengguna pada
suatu tindakan. Oleh karena itu agar berguna, laporan harus memiliki kandungan
informasi. Nilainya adalah dampaknya terhadap pengguna. Hal ini dapat ditunjukkan dalam dua tujuan
pelaporan umum, yaitu:
1)
Mengurangi
tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan sesuatu masalah yang dihadapi
pengambilan keputusan.
2)
Memengaruhi
perilaku pengambilan keputusan dengan cara yang positif.
2.
Pelaporan
Terprogram
Laporan terprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah
yang telah diantisipasi pengguna. Terdapat dua subkelas laporan terperogram:
laporan terjadwal dan laporan menurut perintah. System pelapran manajemen
menghasilkan laporan terjadwal menurut kerangkah waktu yang ditetapkan, bisa
harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya.
Contoh-contoh laporan ini
adalah daftar penjualan harian, laporan pembayaran gaji mingguan, dan
laporan keuangan tahunan.
3.
Atribut
Laporan
Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini:
relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan
singkat.
4.
Pelaporan
Khusus
Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasi. Hal
ini terjadi terutama bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Dalam dunia
bisnis yang dinamis, masalah-masalah yang muncul memerlukan informasi baru dan
sering kali tidak cukup waktu untuk menulis program computer tradisional untuk
memastikan informasi yang diperlukan. Namun demikian, kemajuan teknologi basis
data membuat kebutuhan langsung dan kapalitas untuk menghasilkan laporan
tersedia secara luas bagi para pengguna. Sehingga, manajer dengan latar
belakang komputr yang terbatas dapat dengan cepat menghasilkan laporan khusus
dari terminal atau computer mikro, tanpa bantuan tenaga professional pemrosesan
data.
f.
Akuntansi
Pertanggungjawaban
1.
Penetapan
Tujuan Keuangan : Proses Anggaran
2.
Pengukuran
dan Pelaporan Kinerja
3.
Pusat
Pertanggungjawaban
g.
Pertimbangan
Perilaku
1.
Keserasian
Tujuan
2.
Informasi
Yang Berlebihan
3.
Ukuran
Kinerja yang Tidak Tepat
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A. 2007.Sistem
Informasi Akuntansi Buku 1 Jilid 4. Jakarta: Salemba Empat
Komentar
Posting Komentar